W związku z tym, że często zdarza się, że otrzymujemy maile z zapytaniami, w których jest jedno zdanie “proszę o koszt wykonania strony www”, postanowiłam poruszyć szerzej ten temat i pokazać, jak takie zapytanie powinno rzeczywiście wyglądać. Chodzi bowiem o to, że na podstawie tego jednego zdania nie jesteśmy w stanie wycenić strony.

Stworzenie strony www to bardzo szeroki temat i można to zrobić na co najmniej kilkanaście różnych sposobów. Opowiem więc jak to wygląda z naszej strony czyli firmy realizującej tego typu projekty i jakich informacji taka firma jak nasza potrzebuje, aby przygotować rzetelną analizę i kosztorys takiego projektu.

Zacznijmy od tego, że musisz wiedzieć, po co Tobie jest taka strona potrzebna. Czy zakładasz działalność i chcesz pozyskać pierwszych klientów? Czy masz już stronę www, ale nie spełnia ona swojej roli biznesowej i chcesz stworzyć całkowicie nową? A może łączysz dwie marki ze sobą lub chcesz dodać do obecnej strony sklep internetowy? W każdym z tych przypadków nasza praca będzie wyglądała nieco inaczej.

Jeśli chcesz, by firma robiąca stronę, podeszła do tego profesjonalnie i była nie tylko rzemieślnikiem tj. wykonawcą samego silnika, ale również doradcą biznesowym i marketingowym, musisz ściśle z nią współpracować. Czyli od Ciebie również wymagane będzie zaangażowanie w projekt i chęć dostarczenia wszystkich potrzebnych materiałów.

Briefing czyli zbieranie informacji

Na początek musisz dostarczyć jak najwięcej informacji biznesowych o projekcie – czym zajmuje się firma, jaką korzyść dostarczasz swoim klientom i czym się odróżniasz od konkurencji (tutaj jak znaleźć te wyróżniki), kto jest Twoją konkurencją, jaką masz grupę docelową, jakie masz plany biznesowe itp. Te informacje pozwolą wykonawcom zrozumieć Twój projekt lepiej, dzięki temu będzie można zrobić tzw. research (analizę, przygotowanie gruntu) i na podstawie tego wynotować kilka istotnych pomysłów. Dzięki temu będzie można stworzyć projekt, który np. wytłuści Twoją ofertę na tle konkurencji i pozwoli dotrzeć do większej ilości klientów. Przyznasz, że to dość ważne, prawda? Przecież zależy Ci na tym, by zwiększać zyski, a nie żeby je zmniejszać? Chcesz, żeby pieniądze przeznaczone na tą stronę były inwestycją, która się zwróci? Chcesz, żeby to była strona, która nie będzie sobie wyłącznie wisiała w sieci, nie powodując przy tym żadnych pozytywnych zmian w Twoim biznesie? Dlatego właśnie tak ważne jest zaangażowanie z Twojej strony i poważne podejście do tematu.

My staramy się bardzo ściśle współpracować z klientem i dlatego na początku prosimy o wypełnienie takiego ogólnego briefa (formularz z pytaniami), który można znaleźć TUTAJ. Po jego przeczytaniu możemy mieć dodatkowe pytania i w tym celu wysyłamy kolejnego maila lub dzwonimy do klienta by doprecyzować pewne kwestie. Jeśli nie ma pytań, to ustalamy kwestie budżetu, czasu realizacji oraz kwestie techniczne takie jak tworzenie specyfikacji programistycznej. Bardzo ważne jest uściślenie prac programistycznych – graficzne nie mają aż tak dużego wpływu na cenę i da się je szybko sprecyzować. Taka specyfikacja to po prostu lista zakładek i modułów potrzebnych do osiągnięcia pewnych funkcji na stronie. Jest to dokładne wyszczególnienie tego, co wchodzi w skład prac i dopiero na podstawie tego można już oszacować wstępne koszta. Specyfikacja też dołączana jest później do umowy i stanowi podstawę weryfikacji pracy wykonawcy.

Tworzenie specyfikacji programistycznej

Tutaj generalnie są dwie drogi. Jedna to taka, kiedy klient przygotowuje specyfikację programistyczną sam i dostarcza nam ją gotową do wyceny. Jednak wiem z doświadczenia, że klienci nie zawsze umieją to zrobić, ponieważ nie znają się na kwestiach programistycznych. Dlatego też przychodzimy im z pomocą i można zlecić nam za dodatkową opłatą przygotowanie takiej specyfikacji.

Oczywiście jeśli jest to prosta strona to zwykle wystarczy jedna 20-minutowa rozmowa telefoniczna i już wiemy, jak podejść do tematu wyceny. Jeśli jest to jednak rozbudowany portal internetowy, to czasami tworzy się z tego wielostronicowa dokumentacja i jej stworzenie może zająć wiele godzin, a nawet dni. Dlatego też jest to zwykle odpłatna usługa, którą można potem odliczyć od wartości projektu. Czyli przykładowo jeśli klient po stworzeniu tej specyfikacji i otrzymaniu wyceny decyduje się na współpracę z nami, to odliczamy od ceny końcowej projektu kwotę, którą zapłacił za specyfikację. Jeśli natomiast po otrzymaniu wyceny stwierdzi, że jednak poszuka innego, tańszego wykonawcy, to może się do niego zwrócić z naszą specyfikacją, ponieważ już przekazujemy mu ją na własność. Tamta firma będzie więc miała dużo łatwiej. Dla nas jest to po prostu zabezpieczenie czasu pracy, który włożymy w przygotowanie takiej specyfikacji. Jest rzeczą oczywistą, że jeśli zrobienie tego wymaga dużego nakładu pracy, a nie mamy pewności zlecenia, to trzeba nam za ten czas zapłacić. Jest to praktyka powszechnie stosowana w firmach informatycznych.

Taka specyfikacja zawiera szczegółowe informacje, mówiące o tym, jakie elementy znajdować się będą na stronie oraz jak będą działać poszczególne funkcje, przykładowo:

• Gdzie mają prowadzić poszczególne przyciski i linki
• Czy menu ma być rozwijane i do ilu poziomów oraz, jaka jest dokładna struktura menu (czyli jakie dokładnie zakładki będą na stronie)
• jak ma działać formularz zamówienia i jakie poszczególne pola do uzupełnienia powinien posiadać,  jakie automatyczne wiadomości ma wysyłać system do kupujących w sklepie
• jakie płatności online podpinamy pod stronę
• Gdzie ma być podpięty newsletter (czy to będzie baza wewnętrzna w systemie czy jakaś zewnętrzna platforma mailingowa np. Freshmail lub Mailchimp)
• Jakie skrypty dynamiczne będą wykorzystane na stronie (od tego uzależnione jest, w jaki sposób będą się wyświetlać niektóre elementy albo zakładki)
• Co ma widzieć użytkownik po zalogowaniu się do strony, jakie ma mieć możliwości w systemie (przykładowo: czy ma widzieć historię wszystkich swoich zamówień w sklepie internetowym albo jakieś dokumenty do pobrania)
• W jaki sposób ma działać galeria zdjęć?
• Jakie filtry wyszukiwania mają się znaleźć na stronie (np. Po nazwie producenta, po cenie, po kolorach, po rozmiarach itp.)
• Czy system ma wysyłać automatyczne faktury do klientów?

I wiele, wiele innych podobnych szczegółów może się jeszcze w takiej specyfikacji znaleźć – jak widzisz, jest tego naprawdę sporo i od każdej takiej rzeczy uzależniona jest cena końcowa. Na tym etapie trzeba więc przewidzieć jak najwięcej, by potem nie było niespodzianek, że coś nie zostało dopowiedziane albo że coś miało działać inaczej.

Dlaczego przygotowanie takiej wyceny może długo trwać?

Ponieważ wszystko trzeba omówić z programistami i grafikami – czasem specyfikacja zawiera bardzo nietypowe rozwiązania albo są one dość rozbudowane i trzeba przemyśleć, ile czasu zajmie stworzenie tego. Zdarza się, że otrzymujemy w mailu np. specyfikację PDF o objętości ok. 60-100 stron. Samo przeczytanie i analiza tego wszystkiego już zabiera bardzo dużo czasu.

Z reguły więc jeśli klient przy takim dużym projekcie wymaga wyceny na dzisiaj lub jutro, to wzbudza to podejrzenie, że jest to zapytanie z konkurencyjnej agencji w celu wybadania rynku, ewentualnie że ten ktoś po prostu nie ma świadomości, ile to jest pracy. Z kolei ja osobiście nie zaufałabym też firmie, która taką wycenę wysłałaby bardzo szybko, bo świadczyłoby to o tym, że prawdopodobnie w ogóle nie przeczytali założeń i na końcu cena będzie i tak zupełnie inna, najpewniej dużo wyższa niż pierwotnie podana. A jeśli jestem potencjalnym klientem to zależy mi na wycenie finalne j, żeby potem nie było niespodzianek i żeby można sobie zaplanować wydatki w budżecie co do złotówki. Tak więc uczulam na tego rodzaju zachowania ze strony wykonawców. My też nie podejmujemy się takich szybkich wycen z prostej przyczyny: nie chcemy by potem klient był na nas zły bo na końcu okazało się, że pracy jest dużo więcej niż się wydawało i trzeba zwiększyć budżet. Tak samo więc jak my doceniamy szczerość ze strony klienta i poszanowanie naszego czasu, tak klient myślę, że też doceni takie zachowanie z naszej strony.

Trzeba pamiętać, że są też różne możliwości tworzenia stron – w zależności od budżetu klienta. Z reguły staramy się być elastyczni i dzwonimy do klienta, żeby popytać jak to wygląda, na czym mu zależy. Bo przykładowo, bardzo prostą stronę firmową można zrobić na tanim, ale dobrze wyglądającym szablonie graficznym, dzięki temu realizacja będzie sporo tańsza i szybsza, a jeśli klientowi bardzo zależy na tym, by grafika była stworzona specjalnie dla niego, to niestety będzie to droższe i będzie wymagało więcej czasu. Są klienci, którym w ogóle nie przeszkadza strona na szablonie i jeśli jest to ich pierwsza działalność, to nawet doradzamy taką realizację z tego względu, że lepiej mniej wydać na początku i sprawdzić, czy pomysł biznesowy wypali, a resztę budżetu przeznaczyć na marketing. Jeśli biznes się będzie rozwijał to zawsze można później zrobić taką stronę od zera. Z kolei firmy, które już dłużej istnieją na rynku i chcą odświeżyć wizerunek, raczej wolą dopłacić za bardziej profesjonalną stronę, z grafiką budowaną od zera specjalnie dla nich i dedykowanym silnikiem.

Sam silnik też można zrobić taniej lub drożej – jeśli ma to być zaawansowany serwis internetowy z mnóstwem nietypowych funkcji, to trzeba to napisać od zera i wtedy będzie to drogie. Jeśli zaś są to jakieś bardzo uniwersalne funkcje i nie jest to rozbudowany projekt, to proponujemy oparcie go o darmowy, popularny silnik WordPress. Będzie to dla klienta tańsze, a spełni wszystkie założenia.

Dlatego zawsze pytamy o budżet projektu – po prostu wtedy wiemy, co możemy takiemu klientowi doradzić. A nie ma nic gorszego niż siedzenie kilka dni nad specyfikacją i wypasionym kosztorysem po to, żeby na końcu okazało się, że jednak klient ma bardzo mały budżet i nie zależy mu na tym, by pisać wszystko od zera, a można skorzystać z gotowych rozwiązań. Tak więc polecam bardzo szczerą rozmowę – dzięki temu obie strony wygrywają: klient dostaje propozycję rozwiązania dopasowanego do jego wymagań i możliwości, a firma wykonawcza nie traci czasu na coś, co i tak nie ma szans na realizację.

W jednym z kolejnych postów przybliżam kwestię realizacji strony na szablonie i porównuję z realizacją na dedykowanej grafice

Twoja kolej

Masz jakieś pytania? Śmiało zadaj je w komentarzach pod tym wpisem! Jeśli spodobał Ci się ten wpis, to proszę prześlij go e-mailem do swoich znajomych, lub podziel się nim na Facebooku lub Twitterze. Dziękuję!

Chcesz wiedzieć więcej o marketingu i promocji własnego wizerunku ? Połącz się ze mną na Twitterze i zostań naszym fanem na Facebooku.