• Biznes

    Jak zautomatyzować pracę i mieć więcej wolnego czasu?

    Autor: Monika Loryńska

    Pewnie obserwując wiele osób na Facebooku, zastanawiałeś się nad tym, jakim cudem są w stanie prowadzić firmę, mieć udane życie rodzinne i jeszcze być tak aktywne w Social Media? Nie mówiąc już o pisaniu bloga czy o innych czynnościach.

    Cóż.. niektórzy rzeczywiście są super extra hiper produktywni.. niestety nie każdy tak potrafi, większość tych osób po prostu robi to mądrze tj. automatyzuje swoją pracę. Opiszę dzisiaj kilka sposobów na to, by zautomatyzować sobie pracę – niektóre punkty przydadzą się zwłaszcza teraz, w sezonie wakacyjnym, kiedy będziesz szedł na urlop 🙂

    1. Maile

    Wiadomo – maili przychodzi zawsze dużo i jest ich ciągle tylko więcej niż mniej 😉 Kiedy wydaje Ci się, że wszystko ogarnąłeś, za chwilę przychodzą kolejne i kolejne. Znów ktoś się o coś pyta, a tu znowu coś trzeba pilnego zrobić itd.

    Polecam założenie konta w Googlowskim Gmailu – jest on w chmurze, co znaczy, że gdziekolwiek się zalogujemy, zawsze mamy dostęp do aktualnych maili (zarówno przychodzących, wychodzących i kopii roboczych). Obojętnie czy to smartfon, tablet czy komputer stacjonarny. Wystarczy dowolne urządzenie z dostępem do Internetu.

    Kiedy jadę na spotkanie i zdarzy mi się, że muszę poczekać na klienta albo jestem np. u lekarza czy w jakimś urzędzie i stoję w kolejce, odpalam sobie apkę Gmaila na telefonie.

    Dzięki temu mogę w międzyczasie szybko odpowiedzieć na kilka maili – pewnie, że ciężko się pisze na telefonie, zwłaszcza kiedy się śpieszymy albo stoimy (w tej kolejce). Ale na większość maili, które nie wymagają długiego pisania, da się odpowiedzieć jednym zdaniem i dzięki temu część spraw mamy załatwioną przed powrotem do biura. A jak się nie da jednym zdaniem, to przynajmniej można odpisać “Dziękuję, potwierdzam otrzymanie maila, postaram się jak najszybciej odpowiedzieć” – wtedy przynajmniej daliśmy klientowi znać, że otrzymaliśmy jego maila, że o nim pamiętamy i żeby poczekał spokojnie zamiast bombardować nas 20 telefonami przez cały dzień.

    W ciągu 8 lat prowadzenia firmy nauczyłam się jednego – większość spraw, które przychodzą jako PILNE powodując u nas stres i wytrącenie z innych spraw, wcale nie są pilne. Po prostu ludzie są niecierpliwi, ale świat się nie zawali, jeśli zamiast dzisiaj, zaraz, za 5 minut, odpowiemy na tego maila za parę godzin albo nawet jutro rano. Tego typu “pilne” maile czy telefony były kiedyś bardzo stresujące dla mnie zwłaszcza w momencie, kiedy pracowałam nad inną “pilną” sprawą albo byłam na urlopie – nad wodą i patrzyłam na groźną minę męża, który też zaczynał się stresować bo wiedział, że zaraz musimy wracać do hotelu tylko po to, bym mogła wysłać “pilnego” maila.

    Nauczyłam się, jak się uodpornić na tego typu sytuacje. Wiadomo, że czasem są naprawdę sprawy pilne i wtedy po prostu trzeba się zebrać i zrobić to, obojętne co się dzieje w danym momencie. Ale w wielu momentach można zwyczajnie zapytać klienta, czy sprawa nie może poczekać. Oby tylko nigdy nie mówić klientowi, że zajmiesz się nim później “bo masz innych klientów” – nie idź tą drogą, to zdecydowanie nie wpłynie dobrze na Twój wizerunek…

    Podsumowując – kilka trików, jak ogarnąć szybko maile:

    • aplikacja Gmail pomaga uporać się z wieloma tematami “w drodze” – w podróży, w czasie oczekiwania na kogoś, w czasie stania w kolejkach itp.
    • odpowiadaj najpierw na te naprawdę pilne i trudne tematy, dzięki temu wilczą część pracy będziesz mieć za sobą przed południem, chyba że nie masz czasu to odpisz na te maile, które da się szybko odhaczyć z listy (zajmujące do 5 minut pracy)
    • dłuższe/trudniejsze maile można w najgorszym przypadku zostawić na wieczór, kiedy jest już spokojniej, nie ma tylu telefonów i pilnych rzeczy, a jeśli nie chcesz żeby klient widział, kiedy odpisujesz, to ustaw w Gmailu zaplanowanie wysyłki np. na 8 rano.

     

    2. Publikowanie postów na Facebooku i Twitterze

    Znasz takie coś jak Buffer? Kiedyś o tym pisałam TUTAJ. To takie małe sprytne narzędzie do “kolejkowania” wpisów na kanałach społecznościowych. Dzięki temu można w jeden wieczór zaplanować publikację wpisów na następne kilka dni i pojechać sobie na urlop.

    Dokladnie działa to tak, że kiedy chcemy udostępnić jakiś ciekawy link, dodajemy go do Buffera (narzędzie to instaluje się jako skrót w przeglądarce i jest cały czas dostępne za jednym kliknięciem) i klikamy “dodaj do kolejki” bądź “publikuj natychmiast”. Jeśli dodajemy do kolejki, to w ustawieniach możemy zaznaczyć, co ile godzin ma się publikować każdy kolejny wpis. I jednocześnie możemy go dodać do kilku kanałów Social Media. Prawda, że fajne i proste? A jaka oszczędność czasu.. i do tego ludzie myślą, że jesteś non stop online 🙂

    3. Pisanie bloga

    Ten blog może nie jest najlepszym przykładem regularności wpisów, ale cały czas z tym walczę i jakoś mi się udaje co jakiś czas coś nowego wrzucić. Napisanie jednego wpisu zajmuje mi nieraz cały dzień lub kilka godzin – dlatego ciężko czasem tak po prostu usiąść, zamknąć się przed całym światem i pisać.

    Ostatnio czytałam jednak, że najlepszym sposobem jest:
    a) zaplanowanie sobie kalendarza wpisów na cały miesiąc (np. w Excelu) łącznie z datami publikacji i tytułami postów,
    b) przeznaczyć jeden, calutki dzień na napisanie kilku postów (2-3) za jednym zamachem.

    Ten drugi punkt szczególnie do mnie przemawia, bo w jeden dzień można ogarnąć wpisy na kilka tygodni. Muszę to wypróbować 🙂

    Kolejny trik – załaduj wszystkie napisane wpisy za jednym razem do swojego CMSa – większość ma możliwość ustawiania daty publikacji naprzód. Dzięki temu wpisy same się pojawią na stronie w określonym dniu. Są też sposoby na to, by dany wpis automatycznie publikował się jako link na Twoim Facebooku czy innym kanale. I w ten oto cudowny sposób Twoja strona i Twoje profile społecznościowe same się aktualizują.

    Jak to się robi ? Zależy jaki to CMS, WordPress np. ma specjalną gotową do tego wtyczkę, natomiast w systemie autorskim prawdopodobnie trzeba doinstalować nowy moduł – najlepiej spytać swojego programistę lub firmę, która robiła Ci stronę.

    Polecam też wyłączyć Facebooka na czas produktywnej pracy – jest on jednym z największych przeszkadzaczy i demotywatorów. Dzięki temu można zaoszczędzić kilka godzin dziennie 🙂

    4. Telefony

    W dzisiejszych czasach niektórzy nie mogą sobie wyobrazić życia bez telefonów. Ciekawe jak się robiło biznesy, kiedy ich nie było – ja nie jestem sobie w stanie wyobrazić, mało tego – nie pamiętam już takich czasów. Pierwszy telefon komórkowy dostałam w wieku 18 lat, ale nie pamiętam, jakim cudem dało się wcześniej jakoś zawsze z każdym umówić i coś załatwić bez telefonu. Ale jakoś żyliśmy i działaliśmy, wszystko się kręciło.

    Dzisiaj czasem jak dzwoni telefon w najmniej odpowiednim momencie to sobie myślę, że to taka przeszkadzajka. Pewnie, że wiele ułatwia, ale też często utrudnia i niepotrzebnie stresuje. Szczególnie w chwili, kiedy potrzebujemy pełnego skupienia, a tu dzwoni ktoś i mówi, że natychmiast trzeba gdzieś jechać albo przeczytać jakiegoś maila. Po czymś takim ciężko wrócić do kreatywnej pracy. Zwłaszcza, że wiele osób dzwoni właściwie bez powodu – z tematem, który można było załatwić jednym zdaniem na mailu lub smsem albo z tematem, który może spokojnie zaczekać kilka dni.

    Dlatego też – w czasie pisania bloga (i nie tylko – właściwie wszystkiego co wymaga szczególnego skupienia – oferta, mail, zlecenie), warto wyłączyć dźwięk w telefonie. Naprawdę, pomaga. Ja już od 4 lat mam ZAWSZE wyłączony dźwięk i ustawione wibracje. To pomaga mi się skupić na bieżących zadaniach. A w ważnych momentach, kiedy naprawdę zależy mi, żeby coś szybko i sprawnie zrobić, rzucam telefonem w kąt, żeby go nie widzieć i nie słyszeć 🙂 Przecież nikt się nie obrazi, jeśli oddzwonię za godzinę, a chyba ważniejsza jest terminowość i produktywność w pracy. Zakładam też, że jeśli to jest naprawdę pilna sprawa, to wtedy ktoś będzie dzwonił do mnie do uporu i łapał mnie wszędzie, gdzie się da (np. mail czy Facebook).

    5. Spotkania

    Spotkania pochłaniają najwięcej czasu – z dojazdem może to być do kilku godzin. Warto je organizować w dni mniej chaotyczne, wtedy kiedy jest luźniej – np. w piątek lub poniedziałek.

    Znam osoby, które zgadzają się na każde spotkanie i narzekają, że nie mają na nic czasu. Hmm, ciekawe dlaczego..

    Ja staram się ograniczać spotkania do minimum – bywa tak, że weryfikuję dokładnie klienta czy temat rozmowy, zanim zdecyduję się spotkać. Dzięki temu wiem, czy faktycznie jest sens jechać i czy klient traktuje mnie poważnie. Próśb o spotkania mam mnóstwo – i gdybym chciała na nie wszystkie jeździć, to niestety nie mogłabym się już niczym innym zajmować.

    Przede wszystkim weryfikuję wymagania klienta wcześniej, telefonicznie lub mailowo i staram się też sprawdzić, czy budżetowo myślimy mniej więcej o tym samym. Szkoda bowiem tracić pół dnia i jechać na spotkanie z prezentacją produktu za 5.000 po to, by dowiedzieć się, że klient chciał na to przeznaczyć tylko 500 zł. Kiedy takie rzeczy wychodzą już na samym początku, obie strony są zadowolone bo oszczędzają czas i wiedzą, na czym stoją.

    (Jeśli boisz się, że klient nie powie Ci, jaki ma budżet, sam powiedz mu jakie masz mniej więcej ceny – zobaczysz jego reakcję i sam Ci powie, czy nadal chce się spotkać)

    Twoja kolej

    Znasz jakieś równie przydatne w codziennej pracy narzędzia lub sposoby na optymalizację czasu? Napisz nam o nich w komentarzu poniżej. A może masz jakieś pytania? Śmiało zadaj je w komentarzach pod tym wpisem! Jeśli spodobał Ci się ten wpis, to proszę prześlij go e-mailem do swoich znajomych, lub podziel się nim na Facebooku lub Twitterze. Dziękuję!

    Chcesz wiedzieć więcej o marketingu i promocji własnego wizerunku ? Połącz się ze mną na Twitterze i zostań naszym fanem na Facebooku.

    Jak wybrać firmę do stworzenia strony www? DARMOWY EBOOK

    Pobierz darmowego ebooka i dopisz się do newslettera
    CHCĘ EBOOKA
    Zgodę możesz w każdej chwili wycofać, a szczegóły dotyczące przetwarzania danych znajdziesz w Polityce Prywatności

Skomentuj

Przeczytaj również

  • Biznes

    Po co robić makietę UX strony www ?

    Żeby odpowiedzieć na to pytanie, trzeba najpierw powiedzieć, czym właściwie są makiety UX.   UX to skrót od User Experience czyli “Doświadczenie użytkownika”. Dosłownie tłumacząc, mówimy więc o projekcie/produkcie, który

Jak wybrać firmę do stworzenia strony www? DARMOWY EBOOK

Pobierz darmowego ebooka i dopisz się do newslettera
CHCĘ EBOOKA
Zgodę możesz w każdej chwili wycofać, a szczegóły dotyczące przetwarzania danych znajdziesz w Polityce Prywatności
close-link